Сначала выберите один процесс
Например, заявка с сайта должна создать контакт и задачу в CRM, а подтверждение оплаты – обновить статус заказа. Опишите ожидаемый результат для менеджера. Если нужны только заявки из формы, не объединяйте их с переносом каталога, остатков и всей истории клиентов.
1. Назовите событие
Примеры: новая заявка, успешная оплата, смена адреса, отмена заказа. Одно событие – одна строка карты. Не объединяйте все действия в формулировку «связать сервисы».
2. Выберите источник истины
Где хранится правильное значение: CRM, магазин, банк или логистический сервис? Кто может его менять? Например, факт оплаты подтверждает платёжный сервис, а не переход клиента на страницу успеха.
3. Перечислите поля
Запишите идентификатор заказа, сумму, статус и необходимые контакты. Для каждого поля укажите назначение, формат и получателя. Не передавайте данные просто потому, что API это позволяет.
4. Опишите правила
Когда отправлять событие? Что делать при повторе? Как проверить подпись? Как сопоставить заказ и контакт? Что происходит, если значение изменилось одновременно в двух системах?
5. Предусмотрите отказ
Укажите лимиты API, повторные попытки, журнал ошибки и человека, который увидит проблему. Решите, когда система должна остановиться и потребовать ручной проверки.
6. Посчитайте исходную нагрузку
Операций в месяц × минут ручной работы ÷ 60 = часов в месяц. Потенциальную экономию умножайте на долю операций, которую реально можно автоматизировать. Не считайте всю зарплату сотрудника экономией автоматически.
7. Подготовьте приёмку
Для каждой строки нужны успешный сценарий, повтор, неверные данные и недоступность получателя. В тестах используйте отдельную среду и синтетические данные, особенно для платежей.
Скачайте таблицу с колонками для события, систем, полей, ошибок и приёмки. Заполненная карта – основа для оценки сроков и бюджета.